Перейти к основному содержимому

Как работает База знаний и система доступа?

База знаний — это внутреннее хранилище документации, инструкций и материалов для команды с трехуровневой системой доступа.

Структура базы знаний​

Категории​

Организация материалов:

  • Создавайте категории по темам
  • Назначайте иконки для визуального отличия
  • Настраивайте порядок отображения
  • Управляйте доступом на уровне категории

Примеры категорий:

  • Онбординг новичков
  • Работа с трафиком
  • Доступы к сервисам
  • Креативные подходы
  • Финансовые процедуры

Статьи​

Содержимое категорий:

  • Форматированный текст (заголовки, списки)
  • Изображения и скриншоты
  • Встроенные видео
  • Код-блоки
  • Таблицы
  • Прикрепление файлов

Трехуровневая система доступа​

Уровень 1: Права на уровне роли​

Базовый контроль через роли.

Типы прав:

  • Полный доступ - просмотр, создание, редактирование, удаление
  • Управление - создание и редактирование статей
  • Просмотр - только чтение
  • Нет доступа - база знаний скрыта

Настройка:

  1. Откройте Команда → Роли
  2. Выберите роль
  3. Настройте права для модуля "База знаний"
  4. Права применятся ко всем пользователям с этой ролью

Примеры:

  • Владелец → Полный доступ
  • Тимлид → Управление
  • Байер → Просмотр
  • Стажер → Просмотр (ограниченный)

Уровень 2: Доступ на уровне категории​

Точный контроль на уровне категорий.

Возможности:

  • Показывать категорию только определенным ролям
  • Открывать категорию конкретным пользователям
  • Скрывать конфиденциальные категории

Настройка доступа:

Опция 1: По ролям

Категория "Доступы к сервисам"
→ Только роли: "Владелец" и "Тимлид"

Опция 2: По конкретным пользователям

Категория "Секретные материалы"
→ Только пользователи: Иван Петров, Мария Сидорова

Опция 3: Комбинированный

Категория "Финансы"
→ Роли: "Владелец" + "Тимлид"
→ + Пользователь: "Главный бухгалтер"

Уровень 3: Доступ на уровне статьи​

Детальный контроль для отдельных статей.

Возможности:

  • Открыть статью конкретному пользователю
  • Скрыть статью от остальных в категории
  • Предоставить временный доступ

Наследование:

  • По умолчанию статья наследует права от категории
  • Если пользователь видит категорию → видит все статьи

Переопределение:

  • Можно установить собственные права для статьи
  • Ограничить доступ только конкретным пользователям
  • Даже если пользователь видит категорию, не увидит эту статью

Расширение:

  • Открыть статью пользователю, который не видит категорию
  • Предоставить доступ к одной статье без доступа ко всей категории

Примеры использования​

Сценарий 1: Общий доступ для всех​

Категория: "Общие инструкции"

Доступ: все роли с правом "Просмотр"
Статьи: видны всем

Результат: Все сотрудники видят эту категорию и все статьи в ней.

Сценарий 2: Секретная информация​

Категория: "Конфиденциально"

Доступ: только роль "Владелец"
Статьи: наследуют доступ

Результат: Только владельцы видят категорию и статьи. Остальные не знают о существовании категории.

Сценарий 3: Персональная инструкция​

Категория: "Общие материалы"

Доступ: все

Статья: "KPI для Ивана Иванова"

Доступ к статье: только пользователь "Иван Иванов"

Результат: Все видят категорию, но статью про KPI видит только Иван.

Сценарий 4: Онбординг нового сотрудника​

Категория: "Онбординг"

Доступ: конкретный новый сотрудник

Результат: Новичок видит всю категорию с материалами для обучения. После обучения можно убрать доступ.

Процесс работы​

Создание категории​

  1. Откройте База знаний
  2. Нажмите "Создать категорию"
  3. Заполните:
    • Название категории
    • Описание
    • Иконка
  4. Настройте доступ:
    • Оставьте по умолчанию (по ролям)
    • Или ограничьте конкретными ролями/пользователями
  5. Сохраните

Создание статьи​

  1. Выберите категорию
  2. Нажмите "Создать статью"
  3. Напишите:
    • Заголовок
    • Содержание (форматирование, изображения, файлы)
  4. Настройте доступ (опционально):
    • Оставьте наследование от категории
    • Или укажите конкретных пользователей
  5. Опубликуйте или сохраните как черновик

Управление доступом​

Проверка прав:

  1. Откройте категорию или статью
  2. Перейдите в "Настройки доступа"
  3. Просмотрите, кто имеет доступ
  4. Добавьте или удалите пользователей/роли
  5. Сохраните изменения

Частые вопросы​

Может ли пользователь видеть статью, не видя категорию?​

Да! Если вы откроете доступ к статье конкретному пользователю, он увидит статью, даже если не видит категорию.

Как открыть временный доступ?​

  1. Добавьте пользователя в список доступа к статье
  2. После завершения работы удалите пользователя из списка

Как узнать, кто имеет доступ к категории?​

Откройте категорию → Настройки → Доступ. Система покажет список ролей и пользователей.

Можно ли дать доступ всем, кроме одного пользователя?​

Нет, система работает по принципу разрешений (whitelist), а не запретов (blacklist). Укажите тех, кто должен иметь доступ.

Важно​

  • Безопасность - трехуровневая система защищает конфиденциальные данные
  • Гибкость - настройте доступ как нужно вашей команде
  • Простота - интуитивный редактор для создания статей
  • История - все изменения сохраняются, можно откатиться к предыдущим версиям
  • Централизация - не нужны сторонние сервисы, всё внутри PostTrack

Подробнее: